Wozu dient der Event-Plan?
Der Event-Plan bietet dir eine einfache Möglichkeit, deinen Mitgliedern eine übersichtliche Agenda deiner Live-Calls und Events in einem Kalender anzuzeigen.
Du kannst festlegen, welche Mitglieder Zugriff auf bestimmte Events haben. Deine Mitglieder sehen dadurch direkt in LearningSuite, welche Events für sie verfügbar sind und wann ein Live-Call stattfindet.
Sofern das Feature in deiner Lizenz enthalten ist, findest du den Event-Plan in der linken Seitenleiste unter „Event-Plan“.
So erstellst du ein Event
Klicke beim gewünschten Tag auf „Event erstellen“.
Die Erstellung besteht aus drei Schritten:
Event-Details → Vorschau & Links → Zugriff
Schritt 1 – Event-Details
Im ersten Schritt legst du die grundlegenden Informationen und den Zeitpunkt deines Events fest.
Du kannst folgende Einstellungen vornehmen:
Titel: Lege den Namen deines Events fest.
Sortier-Reihenfolge: Bestimme, in welcher Reihenfolge mehrere Events, die gleichzeitig stattfinden, angezeigt werden.
Start-Zeit: Lege fest, wann dein Event beginnt. Über der Start-Zeit siehst du außerdem, in welcher Zeitzone du das Event gerade planst.
End-Zeit: Über „Ende festlegen“ kannst du bestimmen, wann dein Event endet.
Datum: Wähle den Tag aus, an dem dein Event stattfindet.
Wiederholung: Wähle zwischen „Einmalig“, „Wöchentlich“ und „Alle 2 Wochen“.
Kurz-Beschreibung: Hinterlege optional eine Beschreibung, die deinen Mitgliedern auf der Event-Karte angezeigt wird.
Ein Event mit festgelegter End-Zeit muss am selben Tag enden, an dem es beginnt. Möchtest du beispielsweise einen Call planen, der über Mitternacht hinausgeht, kannst du einfach keine End-Zeit festlegen.
Bei wiederkehrenden Events kannst du zusätzlich ein Wiederholungs-Ende festlegen. Alternativ kannst du die Serie unbegrenzt weiterlaufen lassen.
Unter „Event-Benachrichtigungen“ kannst du außerdem Push- und E-Mail-Benachrichtigungen unabhängig voneinander aktivieren.
Für beide Benachrichtigungsarten kannst du auswählen, ob deine Mitglieder 5, 10, 30 oder 60 Minuten vor Beginn des Events benachrichtigt werden sollen.
Schritt 2 – Vorschau & Links
Im zweiten Schritt kannst du das Aussehen deines Events sowie die dazugehörigen Links konfigurieren.
Auf der linken Seite siehst du direkt eine Vorschau der Event-Karte aus der Mitglieder-Perspektive. Änderungen werden sofort in der Vorschau angezeigt.
Unter „Event-Thumbnail“ kannst du ein eigenes Bild hochladen oder ein Stock-Foto auswählen. Empfohlen werden JPG- oder PNG-Dateien mit einer Auflösung von mindestens 1280 × 720 px.
Nachdem du ein Bild hinterlegt hast, kannst du den Bildausschnitt über „Fokuspunkt“ und „Zuschneiden“ anpassen.
Für dein Event kannst du außerdem unterschiedliche Links für drei verschiedene Phasen hinterlegen:
Vor dem Event: Hier kannst du beispielsweise eine Anmeldeseite oder Vorbereitungsunterlagen verlinken. Zusätzlich kannst du bestimmen, ab wann der Link verfügbar sein soll.
Während des Events: Hier hinterlegst du den eigentlichen Link zu deinem Live-Call, beispielsweise einen Zoom- oder Microsoft-Teams-Link. Du kannst festlegen, ab wann der Link verfügbar ist und optional, bis wann er angezeigt werden soll.
Nach dem Event: Hier kannst du beispielsweise eine Aufzeichnung oder ein Feedback-Formular hinterlegen und bestimmen, bis wann der Link verfügbar sein soll.
Für die Links „Vor dem Event“ und „Nach dem Event“ kannst du außerdem das Button-Design anpassen. Dabei kannst du das Icon, die Farbe und den Button-Text festlegen.
Schritt 3 – Zugriff
Im letzten Schritt legst du fest, wer dein Event sehen kann.
Du kannst den Zugriff über Mitglieder, Gruppen oder Bundles vergeben.
Klicke anschließend auf „Erstellen“, um dein Event anzulegen.
Den Zugriff kannst du auch später jederzeit über das Drei-Punkte-Menü des Events unter „Zugriff bearbeiten“ ändern.
Wie sieht das Event für Mitglieder aus?
Nach der Erstellung erscheint dein Event direkt im Event-Plan.
Über „Vorschau“ kannst du in die Mitglieder-Perspektive wechseln und kontrollieren, wie der Event-Plan für deine Mitglieder aussieht.
LearningSuite berücksichtigt dabei automatisch die Zeitzone des jeweiligen Mitglieds. Die Uhrzeiten werden entsprechend umgerechnet, sodass deine Mitglieder selbst keine Zeitzonen umrechnen müssen.
Einzelnes Event oder ganze Serie bearbeiten
Bei wiederkehrenden Events kannst du entscheiden, ob du die gesamte Serie oder nur einen einzelnen Termin bearbeiten möchtest.
Über das Drei-Punkte-Menü kannst du mit „Event-Serie bearbeiten“ Änderungen für alle Termine der Serie vornehmen.
Mit „Dieses Event bearbeiten“ änderst du hingegen ausschließlich den ausgewählten Termin. Alle anderen Termine der Serie bleiben unverändert.
Möchtest du bei einem einzelnen Termin das Datum oder die Uhrzeit ändern, verwendest du dafür „Dieses Event verschieben“. Diese Angaben werden nicht direkt über „Dieses Event bearbeiten“ geändert.
Einzeln bearbeitete Termine erkennen
Wenn du einen einzelnen Termin unabhängig von seiner Event-Serie bearbeitet hast, wird dieser in deiner Admin-Perspektive mit einem kleinen Symbol neben dem Titel gekennzeichnet.
Der Hinweis zeigt dir, dass das Event zu einer Event-Serie gehört, aber unabhängig von dieser bearbeitet wurde.
Deine Mitglieder sehen dieses Symbol nicht.
Vergangene Events bearbeiten
Auch bereits vergangene Events kannst du nachträglich bearbeiten.
Bei einem vergangenen Event kannst du unter anderem den Titel, die Beschreibung, die Sortier-Reihenfolge und das Thumbnail ändern. Datum und Uhrzeit lassen sich über „Event verschieben“ korrigieren.
Zusätzlich kannst du den Link „Nach dem Event“ nachträglich hinzufügen oder bearbeiten. Dadurch kannst du deinen Mitgliedern beispielsweise nach einem Live-Call die Aufzeichnung zur Verfügung stellen.
Die Wiederholungs-Einstellungen der Serie sowie die Links „Vor dem Event“ und „Während des Events“ können bei vergangenen Events nicht mehr geändert werden. Ein vergangenes Event kann außerdem nicht mehr abgesagt werden.
Events verschieben und absagen
Event verschieben
Über „Dieses Event verschieben“ kannst du für einen einzelnen Termin ein neues Datum sowie eine neue Start-Zeit und optional eine neue End-Zeit festlegen.
Zusätzlich kannst du eine Begründung für die Verschiebung hinterlegen.
Über „Teilnehmer benachrichtigen“ entscheidest du, ob deine Mitglieder über die Änderung informiert werden sollen.
Wenn du eine Begründung hinterlegst, wird diese deinen Mitgliedern direkt auf der Event-Karte angezeigt.
Event absagen
Über „Dieses Event absagen“ kannst du einen einzelnen Termin absagen, ohne die gesamte Event-Serie zu löschen.
Als Begründung kannst du zwischen „Feiertag“, „Nicht vorgesehen“ und „Andere Begründung“ wählen. Zusätzlich kannst du eine eigene Beschreibung hinterlegen.
Auch hier kannst du über „Teilnehmer benachrichtigen“ festlegen, ob deine Mitglieder über die Absage informiert werden sollen.
Ein abgesagtes Event bleibt weiterhin im Kalender sichtbar und zeigt deinen Mitgliedern die hinterlegte Begründung an.
Über „Aktiv setzen“ kannst du die Absage wieder zurücknehmen. Mit „Absage bearbeiten“ kannst du die Begründung oder Beschreibung nachträglich ändern.
Event oder Serie löschen
Wenn du einen Termin aus einer wiederkehrenden Event-Serie löschst, kannst du auswählen, ob nur dieser Termin oder die gesamte Serie gelöscht werden soll.
Mit „Dieses Event löschen“ entfernst du ausschließlich den ausgewählten Termin. Alle anderen Termine der Serie bleiben bestehen.
Mit „Event-Serie löschen“ entfernst du die gesamte Serie mit allen dazugehörigen Terminen.
Bei einem einmaligen Event ist diese Auswahl nicht notwendig.
Gelöschte Events können nicht wiederhergestellt werden. Möchtest du einen Termin lediglich aussetzen, solltest du stattdessen „Dieses Event absagen“ verwenden.
Benachrichtigungen
Für jedes Event kannst du Push- und E-Mail-Benachrichtigungen getrennt voneinander konfigurieren.
Für beide Benachrichtigungsarten kannst du unabhängig festlegen, ob die Benachrichtigung 5, 10, 30 oder 60 Minuten vor Beginn des Events verschickt wird.
Weitere Einstellungen und Design des Kalenders
Über „Einstellungen“ im Event-Plan kannst du weitere Einstellungen für deinen Kalender vornehmen.
Unter Wochen-Navigation kannst du festlegen, ob Mitglieder über die aktuelle Woche hinaus navigieren dürfen. Zusätzlich bestimmst du, wie viele Wochen in die Vergangenheit und Zukunft angezeigt werden können.
Unter Anzeige der Wochenenden kannst du entscheiden, ob Wochenenden ausgeblendet, immer angezeigt oder nur dann angezeigt werden sollen, wenn dort ein Event stattfindet.
Unter Design kannst du das Aussehen des Event-Plans an deine Plattform anpassen. Du kannst zwischen dem Primär-Verlauf deiner Plattform, einem Schwarz-Verlauf oder einer eigenen Farbe wählen.
Event-Plan im persönlichen Kalender abonnieren
In den Einstellungen kannst du unter „Event-Plan abonnieren“ erlauben, dass Mitglieder den Event-Plan mit ihrem persönlichen Kalender verbinden.
Wenn die Funktion aktiviert ist, finden deine Mitglieder im Drei-Punkte-Menü des Event-Plans die Option „Termine in deinen persönlichen Kalender importieren“.
Dort erhalten sie einen Link, den sie beispielsweise in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook abonnieren können.
Die Termine aus LearningSuite werden dadurch automatisch im persönlichen Kalender angezeigt. Änderungen werden von der jeweiligen Kalender-App regelmäßig übernommen.
Event-Plan auf mobilen Geräten
Der Event-Plan kann auch vollständig auf dem Smartphone verwendet werden.
Auf mobilen Geräten wird anstelle der gesamten Woche jeweils ein einzelner Tag angezeigt. Über die Pfeile kann zwischen den einzelnen Tagen gewechselt werden.
Auch als Admin kannst du Events direkt auf dem Smartphone erstellen.
Solltest du noch Fragen haben, zögere bitte nicht, dich an unser Support-Team im HelpCenter unten links zu wenden.